Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền. Chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản hay không… đều là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý.
1) Sai phạm có thể xảy ra trong khâu bán hàng – thu tiền.
Với những sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau:
| Giai đoạn |
Sai phạm có thể xảy ra |
| Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng |
- Chấp nhận đơn đặt hàng chưa được phê duyệt.
- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
|
| Xét duyệt bán chịu |
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
|
| Giao hàng |
- Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng.
- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm.
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
|
| Lập hóa đơn |
- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
|
| Ghi chép doanh thu. |
- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán.
- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
|
| Theo dõi nợ Phải thu khách hàng |
- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, hay không đòi được nợ,…
- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng.
- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
|
2) Mục tiêu kiểm soát:
Việc thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát trong khâu bán hàng – thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên.
Mục tiêu chung:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả:
- Báo cáo đáng tin cậy:
- Tuân thủ pháp luật và các quy định
Mục tiêu cụ thể và thủ tục:
| Thủ tục kiểm soát |
Mục tiêu kiểm soát |
| Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng |
- Xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng ( mặt hàng, số lượng, thời gian).
|
- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.
|
- Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu.
|
- Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng.
|
| Giao hàng |
- Dựa trên đơn đặt hàng đã được phê chuẩn để chuẩn bị hàng giao gồm: chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm.
- Xác định phương thức vận chuyển hàng thích hợp.
|
- Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.
- Bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng.
|
| Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu |
- Lập hóa đơn chính xác về tên khách hàng, số lượng và giá trị.
- Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền vào sổ sách kế toán căn cứ trên các chứng từ liên quan đến bán hàng sau khi đã đối chiếu sự phù hợp giữa các chứng từ này.
|
- Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ.
- Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác.
- Bảo vệ tài sản.
|
| Thu tiền |
- Xem xét các khoản phải thu khách hàng đến hạn để có kế hoạch thu hồi nợ.
- Phát hiện các khách hàng đã quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn chưa thanh toán hay không có khả năng thanh toán để nhắc nợ hoặc có những biện pháp khác thính hợp.
|
- Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng.
- Bảo vệ tài sản ( tiền, séc…)
|
Bài viết khác
Ms Uyên 
Mr Phương 
