1. Sai phạm có thể xảy ra
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau:
| Giai đoạn | Sai phạm có thể xảy ra |
| Đề nghị mua hàng | - Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sửa dụng hoặc đặt hàng trùng lặp: dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường không sử dụng được. - Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho, lại còn có thể dẫn đến hàng bị giảm phẩm chất. - Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa. - Đặt mua hàng với chất lượng kém hoặc giá cao: sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị nếu kéo dài. Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được. |
| Chọn lựa nhà cung cấp | - Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chon họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp nhất hoặc không mức giá hợp lý nhất. - Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ. |
| Nhận hàng | - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt. - Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho. |
| Bảo quản hàng | - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp. - Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt. - Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất. |
| Trả tiền | - Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán. - Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận. - Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khấu. - Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn. - Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt. - Trả tiền trễ hạn. - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá. |
2) Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những sai phạm nói trên.
| Sự hữu hiệu và hiệu quả | - Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản lượng, doanh số thị phần hay tốc độ tăng trưởng… - Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. - Vì thế, đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng vào đúng thời điểm, với giá cả hợp lý nhất, cũng như nhận hàng đúng số lượng, chất lượng, và qui cách đã đặt mua. - Trong khi đó mục tiêu hiểu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra, thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản. - Để đạt được điều này, đơn vị cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất. |
| Báo cáo đáng tin cậy |
- Mục tiêu này trước hết được hiểu là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn bán hàng… được trình bày trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác.
- Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng,… là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán, đồng thời giúp đơn vị lập báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Ngoài ra các báo cáo khác về chu trình mua hàng, tồn trữ phải đáng tin cậy như báo cáo nhập xuất tồn theo từng mặt hàng, từng kho; báo cáo về số lượng hàng mua theo từng mặt hàng, từng địa điểm kinh doanh. |
| Tuân thủ pháp luật và các quy định |
- Hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, thí dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng,…
- Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ của đơn vị trong việc đặt hàng, nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các quy định về vệ sinh, an toán, nhiệt độ, đổ ẩm, xếp dỡ… trong vận chuyển và bảo quản, và các quy định khác. |
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này.
Bài viết khác
- NHÂN SỰ & TỔ CHỨC- TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ: PHỎNG VẤN HIỆU QUẢ
- QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH- CÁC CÔNG TY THIẾT LẬP CẤU TRÚC VỐN NHƯ THẾ NÀO
- QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH- HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP
- KẾ TOÁN- SO SÁNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
- KSNB- KIỂM SOÁT NỘI BỘ LÀ GÌ?
- KSNB– KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG & THU TIỀN: SAI PHẠM & MỤC TIÊU KIỂM SOÁT (Phần 1)
- MARKETING & BÁN HÀNG- CÁC QUY LUẬT KINH DOANH
Ms Uyên 
Mr Phương 
